Przejdź do głównej treści

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w systemie SIDAS EZD

Dziękujemy za udział w naszym webinarze! Poniżej zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące integracji Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w systemie SIDAS EZD. Mamy nadzieję, że pomoże to w codziennej pracy.

Jeśli nie znaleźli Państwo odpowiedzi na pytanie –  zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Pomocy Technicznej,
pod numerem 58 712 60 20 (wew.1) od poniedziałku do piątku od 8:00 do 16:00.

Integracja
Systemu SIDAS EZD z Krajowym Systemem e-Faktur

Najczęściej zadane pytania

1. Co stanie się z błędnymi fakturami? Faktury tylko z NIP nabywcy albo z nieznanym NIP odbiorcy.

Faktury zostaną pobrane zgodnie z ustawieniami NIP. 

2. Czy przy integracji EZD SIDAS i pobraniu faktur dla wszystkich podmiotów można je przekazać/zadekretować do uEZD konkretnego podmiotu?

Jeśli będzie zarejestrowana na odpowiednim procesie podlegającym integracji. Prosimy o kontakt w HD w tym celu. 

3. Czyli jeśli chcę powiązać KSeF z Urzędem oraz z Gminą to musimy wgrać dwa certyfikaty - dla Gminy i dla Urzędu?

Posługujemy się jednym certyfikatem dla Gminy a pobieraniem sterujemy poprzez NIPy. 

4. W przypadku chęci odbioru faktury dla powiatu i starostwa w NIPach beneficjentów trzeba wpisać oba NIPy?

Tak, należy pamiętać, o oddzieleniu ich znakiem „#”. 

5. Czy system SIDAS EZD "zabiera" faktury z KSef czy w przypadku pobrania pdf faktury nadal plik xml zostaje w systemie KSeF. Chodzi mi o integrację KSeF z programem dziedzinowym, czy po integracji KSeF z systemem SIDAS EZD, program dziedzinowy zintegrowany z KSeF będzie mógł pobrać faktury w formacie xml do programów księgowych?

Faktury nie są „zabierane” z KSeF przez system SIDAS EZD, inne systemy będą mogły je pobrać.  

6. Czy faktury widzi każda osoba zalogowana do systemu SIDAS EZD czy też tylko osoby, którym nadano uprawnienia do przeglądania faktur?

Faktury widzą tylko te osoby, które mają dostęp do wpływów elektronicznych, rejestru pism przychodzących, rejestru faktur. W przypadku przekazania faktury do danej osoby, ta osoba też ją zobaczy.

7. Czy możemy odbierać faktury po ID-WEW?

Chcemy po id wewnętrzym umożliwić automatyczną dekretację do komórki organizacyjnej które id-wew przypisano, po to by przykładowo faktury wystawiane cyklicznie automatycznie kierować do konkretnego "miejsca" w Urzędzie. Oczywiście ID-wew musi zostać uzupełnione przez wystawcę faktury po czym zostanie wprowadzony w konfiguracji. Póki co nie przewidywaliśmy pobierana (czyli de facto odfiltrowywania listy faktur) po identyfikatorze id-wew.

8. Czy w przypadku wpływu faktury dla jednostki ale bez wskazania NIP jednostki, faktura wpłynie do gminy. to czy na etapie kancelarii jest możliwość przekazania za pośrednictwem e-doręczeń tej faktury do jednostki?

Bez wskazania NIP faktura nie będzie prezentowana w systemie SIDAS EZD. 

9. W jaki sposób można wydrukować fakturę?

Można wydrukować jej wizualizację w PDF. 

10. Czy opisy faktur będą przechodziły do SIDAS Budżet? Jakakolwiek integracja tych faktur z systemem SIDAS EZD a SIDAS Budżet jest na tym etapie planowane?

Integracje z SIDAS Budżet czy z innymi systemami budżetowymi nie będą dostępne na 1 lutego. To kolejny etap. 

11. Czy faktura musi przechodzić od pracownika do potwierdzenia do kierownika? Czy pracownik może po prostu zakończyć taką fakturę u siebie na stanowisku?

Może zakończyć u siebie - to kwestia uprawnień.

12. A jeżeli będzie wskazany tylko NIP nabywcy (gminy) a w punkcie Odbiorcy nie będzie NIPu to faktura taka trafi do gminy, i kancelaria ustali, że jest to np. faktura dla szkoły czy po ustaleniu będzie możliwość jej przesłania do jednostki organizacyjnej?

Nie powinno być z tym problemu. Trzeba będzie przygotować wysyłkę (fakturę), następnie wybrać e-doręczenia jako formę wysyłki. 

13. Czy opis tej faktury można jakoś wydrukować, czy można rozpisać dekrety - na działy/rozdziały/paragrafy?

W opisie faktury. Po integracji będzie zaciągnięty w określonej strukturze z SIDAS Budżet.

14. Jeżeli mam projekt i faktura jest pod projekt, to dołączam ją do sprawy projektowej. Jak przekażę tą fakturę do księgowości i mając fakturę u siebie?

Fakturę otrzymujemy jako plik wiec taki plik można dołączyć też do akt sprawy, np. z kopii.

15. Czy jak wgramy certyfikat Gminy bez wskazania NIPów reszty beneficjentów to zaciągniemy wszystko i na etapie dekretacji rozdzielimy na jednostki podległe?

Jeśli wgramy certyfikat z kontekstu gminy to w pole beneficjenci musimy wpisać co najmniej jeden nip. Jeśli to będzie NIP Gminy to pobiorą się tylko faktury wystawione na Gminę, aby zaciągnąć faktury dla wszystkich jednostek należy wprowadzić NIPy wszystkich jednostek do filtrowania.

16. Jeśli Gmina pobiera certyfikat, udostępnia go do jednostki podrzędnej np. do OPS, a OPS wpisuje swój NIP w polu NIP beneficjenta i proces konfiguracji można uznać za zakończony?

Tak, OPS może pobierać faktury przy wykorzystaniu certyfikatu wystawionego dla Gminy.

17. Czy typ dokumentu: opis faktury KSeF może być podpięty także pod proces sprawy? Czy ten szablon dokumentu może dostosowywany do jednostki?

Tak, opis faktury może być podpięty pod proces sprawy. Szablon można modyfikować.

18. Jeżeli jednostki mają swój program EZD, to wprowadzają certyfikat utworzony dla jednostki podrzędnej czy nadal certyfikat Gminy?

Można posłużyć się jednym lub drugim certyfikatem.

19. Czy jeśli Powiat w tym roku zawarł umowy z podmiotami zewnętrznymi, w których były podane dane wyłącznie Nabywcy czyli NIP Powiatu to czy teraz musi aneksować wszystkie umowy zamieszczając w nich dane zarówno Nabywcy jak i dane Odbiorcy czyli NIP Powiatu i NIP Starostwa?

Jeśli wystawca faktury zaznaczy opcję "JST" podczas jej wystawiania do KSEF automatycznie wymaga podmiotu3 czyli odbiorcy.

20. Kto jest jednostką nadrzędną dla Urzędu Gminy?

Dla Urzędu jest Gmina.