03 styczeń, 2025

Najczęściej zadawane pytania - zbiór webinary 2024

Przedstawiamy najcześciej pojawiające się pytania dotyczące integracji aplikacji SIDAS EZD z e-Doręczeniami, zadawane przez uczestników wszystkich webinarów organizowanych w 2024 roku. Lista jest stale poszerzana o nowej pozycje. Zalecamy śledzenie zmian na bieżąco.

Informacje zawarte w tym artykule mogą ulec zmianie. Prosimy o regularne sprawdzanie najnowszych aktualizacji, aby być na bieżąco z ewentualnymi modyfikacjami.

Co to jest adres do e-Doręczeń?

To adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany użytkownikowi e-Doręczeń. To nie jest adres e-mail. Właściwości adresu do e-Doręczeń:
- jest indywidualny – przypisany do danego użytkownika,
- umożliwia jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata,
- nie może zmienić właściciela.Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do BAE (Bazy Adresów Elektronicznych).
Co to jest Baza Adresów Elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Adresy zamieszczone w bazie są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o adres do e-Doręczeń weryfikowana jest tożsamość właściciela adresu.
Jak zbudowany jest adres do e-Doręczeń?

Adres składa się z ciągu znaków (liter i cyfr) w formacie: AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ.
Kto jest zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń?

Podmioty publiczne będą miały obowiązek wysyłać i odbierać dokumenty z wykorzystaniem systemu e-Doręczeń.
Firmy i zawody zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi) zobowiązani są posiadać skrzynkę do doręczeń i w związku z tym zobowiązani są odbierać korespondencję przesłaną od podmiotów publicznych.
Jak korzystać z e-Doręczeń?

Z e-Doręczeń będzie można korzystać przez:
- skrzynkę e-Doręczeń na mObywatel.gov.pl i edoreczenia.gov.pl,
- skrzynkę na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl,
- system kancelaryjny EZD zintegrowany z e-Doręczeniami,
- aplikacje firm dostarczających usługę e-Doręczeń.
Czy podmioty niepubliczne będą korzystać z e-Doręczeń?

Firmy będą zobligowane posiadać adres do e-Doręczeń.
Ten obowiązek będą miały również osoby, które pracują w zawodach zaufania publicznego (np. notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi).
Czy korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli jest obowiązkowe?

Korzystanie z e-Doręczeń przez obywateli nie jest to obowiązkowe.
Czy obywatel może zrezygnować z korzystania z e-Doręczeń?

Każdy obywatel w dowolnym czasie może zrezygnować z korzystania z e-Doręczeń.
Czy e-Doręczenia są równoważne prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą?

Tak. e-Doręczenia mogą być wykorzystywane w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym, ponieważ są usługą zaufania, co oznacza, że:
- nadawca i odbiorca są identyfikowani (ich tożsamość jest sprawdzana) i nikt nie może przejąć ich adresów ani podszyć się pod nich,
- zaufany dostawca usługi umożliwia pobranie dowodu wysyłania i doręczenia korespondencji,
- usługa jest zabezpieczona tak, aby nikt nie mógł zmienić treści korespondencji w drodze między nadawcą a odbiorcą.
Czy wiadomości dotrą do odbiorcy, gdy jego skrzynka jest przepełniona?

Wiadomości zostaną dostarczone, gdy w skrzynce zwolni się miejsce. Nawet jeśli skrzynka odbiorcy będzie pełna, to i tak otrzyma on powiadomienia o wiadomościach od podmiotów publicznych.
Czy w e-Doręczeniach dostępna jest masowa wyszukiwarka adresów?

W usłudze e-Doręczeń jest wyszukiwarka dla pojedynczych adresów do e-Doręczeń. Rekomendujemy używanie systemu klasy EZD, który wspiera obsługę korespondencji, w tym masową wysyłkę.
Jakie są dowody potwierdzające wiadomość w Publicznej Usłudze Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE)?

Operator wyznaczony (OW) wystawia:
dowód wysłania – gdy przyjmie wiadomość do wysłania,
dowód otrzymania – gdy doręczy wiadomość odbiorcy lub nastąpi fikcja doręczenia,
dowód otrzymania – gdy udostępni wiadomość podmiotowi publicznemu do odczytania.
Dowody są opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy i kwalifikowanymi znacznikami czasu dla poszczególnych zdarzeń.
Dowody są dostępne w dwóch formatach: PDF i XML.
Co w sytuacji, gdy Interesant nie posiada adresu w BAE?

Należy przeszukać BAE używając pozostałych kryteriów, które posiadamy.
Jakie akty prawne są obowiązujące w kwestii e-Doręczeń?

- rozporządzenie UE: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transkacji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
- ustawy: Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych; Ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem publicznych systemów teleinformatycznych; Ustawa z dnia 15 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych; Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
- rozporządzenia: Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym; Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 21 grudnia 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym; Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym; Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym; Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej; Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym; Rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej; Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 1 lipca 2021 r. w sprawie dotacji przedmiotowej do świadczonej publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego; Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych.
- inne: Pouczenie o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektonicznych (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/pouczenie-o-skutkach-prawnych-wpisu-do-bazy-adresow-elektronicznych); Klauzula obowiązku informacyjnego - baza adresów elektronicznych (https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/klauzula-obowiazku-informacyjnego-baza-adresow-elektronicznych); standard publicnej usługi rejestrowanego doręczenia elektornicznego świadczonej przez operatowa wyznaczonego i kwalifikowanych dostawców usług (https://mc.bip.gov.pl/ogloszenia/standard-publicznej-uslugi-rejestrowanego-doreczenia-elektronicznego-swiadczonej-przez-operatora-wyznaczonego-i-kwalifikowanych-dostawcow-uslug.html).
Czy jeśli Rada Miejska jest odrębnym organem w gminie, ale nie ma numeru REGON, to czy nie będzie miała adresu do e-Doręczeń?

Adres do e-Doręczeń dla podmiotu publicznego, który nie ma oddzielnego numeru REGON, może zostać nadany wyłącznie, jeśli jest to podyktowane strukturą organizacyjną podmiotu. Wniosek o nadanie adresu pomocniczego powinien złożyć reprezentant jednostki nadrzędnej lub wyznaczony pełnomocnik, wybierając opcję „dla jednostki podmiotu publicznego, która nie posiada numeru REGON”. Do złożenia wniosku należy dodatkowo załączyć uzasadnienie dla rejestracji pomocniczego adresu do e-Doręczeń dla jednostki lokalnej podpisane przez reprezentanta podmiotu.
Czy jeśli zostaną wdrożone e-Doręczenia, to platforma ePUAP nie będzie działać dla doręczeń elektronicznych? Jeśli tak, to czy od 1 stycznia 2025 r. czy 1 stycznia 2026 r.?

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP. Przyjęta przez Sejm 21.11.2024 r. nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadziła następujące zmiany dotyczące ePUAP-u: Wprowadzono możliwość stosowania fikcji doręczenia dla przesyłek nadanych przez ePUAP do końca 2025 r. Do końca 2025 roku doręczenia realizowane za pomocą ePUAP są uznawane za prawnie skuteczne na równi z doręczeniami elektronicznymi. Obywatele oraz podmioty niepubliczne mogą składać podania do podmiotów publicznych za pośrednictwem ePUAP do dnia 31 grudnia 2025.
Czy po wdrożeniu e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. dalej będzie można wysyłać poprzez platformę ePUAP i doręczenie będzie skuteczne?

Od 1 stycznia 2026 r. ePUAP nie będzie akceptowany jako równoważna forma doręczania, jeśli podmiot publiczny lub odbiorca posiadają aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Doręczenie do instytucji – w ePUAP w instytucjach potwierdzenie odbioru generowało się z chwilą doręczenia (inaczej niż klient nieinstytucjonalny, np. fizyczny, który musiał otworzyć) nie było więc możliwości fikcyjnego doręczenia. Czy w nowym systemie będzie tak samo?

Jeśli doręczenie jest realizowane przez e-Doręczenia i dotyczy dwóch instytucji, to takie doręczenie również podlega pod fikcyjne doręczenie. Oznacza to, że jest uważane za skutecznie już w momencie dostarczenia do systemu odbiorcy, a nie gdy fizycznie zostanie odebrana np. przez osobę odpowiedzialną za odbiór w danej instytucji.
Co w przypadku odbiorcy, który musi się zalogować żeby wygenerowała się zwrotka? Jak będzie zrealizowane fikcyjne doręczenie? W ePUAP po 14 dniach generuje się stosowny dokument zastępujący zwrotkę. Czy w przypadku nieodebrania przez 14 dni, wiadomość zostanie usunięta ze skrzynki adresata?

Zgodnie z ustawą o e-doręczeniach, doręczenie jest uznawane za dokonane (czyli fikcyjne), gdy spełnione są określone warunki: 1) dostarczenie do systemu odbiorcy; dokument jest uznawany za doręczony w chwili, gdy zostaje dostarczony do systemu teleinformatycznego odbiorcy i jest dostępny dla tej instytucji; 2) brak potwierdzenia odbioru: jeśli odbiorca nie potwierdzi odbioru przesyłki w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia jej dostarczenia do systemu. Doręczenie jest uznawane za fikcyjne, czyli skuteczne od dnia dostarczenia do systemu teleinformatycznego odbiorcy. Termin 14 dni służy jako okres, w którym odbiorca ma możliwość odebrania dokumentu i jego potwierdzenia. Jeśli odbiorca tego nie zrobi, domniemywa się, że doręczenie miało miejsce, a dokument zostaje uznany za doręczony. Przesyłka nie jest usuwana ze skrzynki e-Doręczeń.
Czy od 1 stycznia 2026 r. ePUAP będzie funkcjnował dalej, lecz nie będzie możliwości potwierdzić doręczenia/fikcyjnego doręczenia. Co będzie oznaczać brak skuteczności jak w przypadku wiadomości mailowej?

Od 1 stycznia 2026 r. ePUAP nie będzie akceptowany jako równoważna forma doręczania, jeśli podmiot publiczny lub odbiorca posiadają aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE).
Czy, aby dodać pełnomocnika ogólnego do administratorów skrzynki UM/Gminy wystarczający będzie wygenerowany elektronicznie formularz PPO_1?

Skrzynka może mieć wielu administratorów. Szczegółowe informacje dotyczące zarządzana kontem na e-Doręczeniach, znajdują się na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy3 w zakładce Materiały.
Czy można dowolne przeglądać bazę BAE?

Baza Adresów Elektronicznych to rejestr publiczny, w którym zapisywane są wszystkie adresy do e-Doręczeń. Bazy nie można przeglądać. Słuzy ona tylko do wyszukiwania za pomocą różnych kryteriów.
Jak można zweryfikować czy dany Klient ma wpis w BAE?

Tylko podmioty publiczne mogą znaleźć osobisty adres do e-Doręczeń Interesanta. Jeśli zalogujemy się na stronie e-Doręczeń do własnej skrzynki to taka możliwość istnieje wyłącznie przy okazji adresowania przesyłki - wtedy kiedy wskazujemy odbiorcę. Proszę jednak zwrócić uwagę, że wyszukiwarka adresów jest udostępniona w systemie SIDAS EZD, bez konieczności bezpośredniego logowania się do systemu e-Doręczeń.
Czy skrzynka do e-Doręczeń może mieć wielu administratorów?

We wniosku o adres do e-Doręczeń można wskazać więcej niż jednego administatora.
Jak sprawdzić, czy urząd korzysta z e-Doręczeń?

Na stronie: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/sprawdz-czy-twoj-urzad-korzysta-z-e-doreczen dostępna jest wyszukiwarka podmiotów. Wyszukać można po: nazwie, REGONie, miejscowości lub województwie.
Co w przypadku, gdy pod jednym adresem mieszka Piotr Nowak (ojciec) i Piotr Nowak (syn)?

Urzędnik jest zobowiązany do podjęcia wszelkich działań by w sposób jednoznaczny prawidłowo zaadresować pismo, w tym posłużyć się rejestrem PESEL i używając tego jednoznacznego identyfikatora w połączeniu z imieniem i nazwiskiem znaleźć właściwego. To będzie mieć szczególne znaczenie w sytuacji kiedy jeden z Panów Nowaków posiada adres elektroniczny a drugi nie.
Czy w systemie jest odkładany dowód sprawdzenia z BAE? Czy dla użytkownika logi będą dostępne?

Tak, weryfikacja w BAE jest zapisywana w dzienniku zdarzeń. Dziennik zdarzeń dostępny jest zwykle dla administratora urzędu. Można zatem uzyskać potwierdzenie, że wyszukiwanie miało miejsce.
Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu rozwiązaniu podmioty publiczne, firmy oraz obywatele mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. W praktyce oznacza to, że dokumenty można wysyłać i odbierać przez internet, bez konieczności oczekiwania na listonosza czy wizyty na poczcie.
W jaki sposób pan Piotr Nowak dowie się, że dostał odpowiedź w wersji elektronicznej? Otrzyma maila? Będzie spodziewał się odpowiedzi papierowej.

Klient podczas aktywacji skrzynki podaje adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia.
Czy jeśli po 1 stycznia 2025 r. doręczone zostanie pismo za pośrednictwem ePUAP, to należy zweryfikować czy Klient posiada adres do e-Doręczeń? Czy ePUAP i e-Doręczenia są ze sobą połączone?

Odpowiedź może zostać wysłana ePUAPem, niemniej jednak w danym urzędzie mogą funkcjonowac inne regulacje, co do metody odpowiedzi. Może być prym e-Doręczeń. To wewnętrzne regulacje w urzędzie określać będą jaka forma wysyłki będzie obligatoryjna w okresie przejściowym.