Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) – czym jest i na czym polega?

Co to jest PUH?

PUH czyli Publiczna Usługa Hybrydowa, umożliwia nadanie przez podmiot publiczny korespondencji w formie elektronicznej i doręczenie jej adresatowi w tradycyjny sposób. Przesyłka jest drukowana i kopertowana w sposób automatyczny w specjalnej strefie spełniającej normę ISO 27001.  

Przesyłka PUH jest realizowana w wielu parametrach, zarówno w obrocie krajowym jak i zagranicznym, jako przesyłka polecona albo nierejestrowana, z wydrukiem kolorowym bądź czarno-białym, z maksymalną ilością 98 kartek.  

Podstawowe pojęcia

Operator wyznaczony – Poczta Polska

PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego

PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa

ADE – Adres Doręczeń Elektronicznych

SD – Skrzynka Doręczeń

Jak działa? 

1. Nadawcą jest zawsze podmiot publiczny.
2. Odbiorcą jest adresat nieposiadający adresu do doręczeń elektronicznych (ADE)
3. Nadanie jest elektroniczne, ale doręczenie jest w formie tradycyjnej (listowej).

PUH – jak wysłać bezpośrednio ze strony e-Doręczeń?

Jest jedną z usług dostępnych w ramach e-Doręczeń. Aby nadać wiadomość konieczne jest uwierzytelnienie, np. mObywatelem, e-dowodem, profilem zaufanym czy bankowością elektroniczną.

W usłudze e-Doręczeń, po zalogowaniu się na konto, należy wybrać wiadomość hybrydową oraz uzupełnić dane adresata. Po wprowadzeniu danych oznaczonych czerwoną strzałką, należy przejść do kroku drugiego, gdzie nadawany jest temat dla przesyłki oraz należy załączyć przygotowane wcześniej pismo w formacie pdf o maksymalnym rozmiarze 15MB. W przypadku gdy nadawana przesyłka nie spełnia wymagań określonych w regulaminie, w szczególności wymagań dla pliku PDF z treścią korespondencji, wystawiamy dowód odrzucenia zawierający szczegółowy opis przyczyny odrzucenia przesyłki.  W kroku trzecim, należy określić: tryb przesyłki (rejestrowana lub nierejestrowana); rodzaj pisma; kolor wydruku; typ zadruku; obsługa zwrotu przesyłki.

 Jakie są wymogi dla pliku PDF?

Podstawowe wymagania dla pliku PDF z treścią korespondencji dla przesyłki PUH: 

1) plik PDF musi być w formacie A4 w orientacji pionowej (210 mm x 297 mm); 
2) minimalne marginesy pliku PDF to 10 mm (górny), 8 mm (dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy); 
3) pliki PDF nadawane w ramach jednej przesyłki w ramach realizacji PUH mogą mieć maksymalnie 98 kartek; 
4) plik PDF nie może zawierać ograniczeń w postaci zabezpieczenia dostępności hasłem, do wydruku, do edycji, kopiowania, do zmiany lub innych opartych o certyfikaty; 
5) nazwa pliku PDF: 
  a) nie może zawierać znaków niedozwolonych: ~ „# % & *: < >? ! / \ { | },
  b) spacje w nazwach plików nie są dozwolone,
  c) długość nazwy pliku wraz z rozszerzeniem max. 128 znaków,
6) pliki PDF nie mogą zawierać aktywnych formularzy. 

Przesyłka otrzyma status „w trakcie weryfikacji”, co oznaczać będzie, że jest ona skanowana oprogramowaniem antywirusowym oraz systemowo weryfikowane są parametry dodanego załącznika w formacie pdf. Następnie uzyska status „Nadana” co oznaczać będzie, że pozytywną weryfikację. Po tym zdarzeniu, przesyłka jest przekazywana z systemu e-Doręczeń do systemu obsługującego wydruk i kopertowanie, czyli Ośrodka Wydruku i Konfekcjonowania. Każda elektroniczna korespondencja, która trafi do systemu drukującego, przechodzi automatyczny proces drukowania i kopertowania na specjalistycznych urządzeniach przemysłowych. To oznacza, że żaden z pracowników Poczty Polskiej nie ma bezpośredniego wglądu do treści urzędowej korespondencji. A następnie Poczta Polska za pomocą swoich pracowników dostarcza przesyłki do adresatów. Poczta Polska, zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe, jest zobowiązana do przestrzegania tajemnicy pocztowej (art. 41). Tajemnicą pocztową objęte są m.in. informacje przekazywane w przesyłkach oraz dane dotyczące podmiotów korzystających z usług pocztowych.

Jak wygląda wydruk?

1. Realizacja odbywa się w wydzielonej strefie z kontrolą dostępu.
2. Ośrodki Wydruku i Konfekcjonowania spełniają wymogi bezpieczeństwa w zakresie usługi wydruku, konfekcjonowania, skanowania i przetwarzania dokumentów (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z normą  ISO/IEC 27001)
3. Automatyczny wydruk i kopertowanie na urządzeniach przemysłowych.